ELMA365: заявки в АХО и управление оборудованием

Часть №6. Внутренние сервисы компании без хаоса и потерь

После задач и совещаний бизнес упирается в следующий барьер: внутренние сервисы.

Сотрудники постоянно обращаются в АХО и ИТ:

• что-то сломалось;
• нужно новое оборудование;
• заявка ушла в чат и потерялась;
• никто не знает, кто ответственный;
• статус выполнения непонятен.

В итоге компания тратит время не на работу, а на выяснение, кто, когда и что должен сделать.

Внедрение ELMA365 превращает эти обращения в управляемый сервисный процесс.

Единый контур внутренних сервисов

В ELMA365 все обращения в АХО и ИТ это не сообщения в мессенджере, а полноценные заявки с:

• ответственными;
• сроками;
• статусами;
• историей исполнения.

Каждое обращение фиксируется, назначается и контролируется.

Заявки в АХО: от обращения до подтверждения

Процесс выстроен просто и прозрачно:

1. Сотрудник создаёт заявку, заполнив нужные поля.
2. Заявка автоматически уходит ответственному по зоне АХО.
3. Ответственный берёт в работу или отклоняет с указанием причины.
4. При отклонении автор сразу получает уведомление.
5. Ответственный может назначить конкретного исполнителя.
6. После выполнения автор подтверждает закрытие заявки.

Если заявка выполнена не полностью, автор фиксирует это в системе и заявка автоматически возвращается в работу.

ИТ-инциденты работают по той же логике, единый подход для всех сервисных зон.

Оборудование: учёт и заявки без Excel

Учёт техники в ELMA365 строится на трёх справочниках:

• типы оборудования: унификация для удобства учёта;
• производители: быстрое создание карточек;
• оборудование: полный реестр с моделями, серийными номерами и ответственными.

Каждая единица техники привязана к ответственному сотруднику. Новое оборудование автоматически помечается как «на складе».

Заявки на оборудование: от запроса до выдачи

Когда сотруднику нужна техника, он создаёт заявку. Дальше система сама ведёт процесс.

Оборудование есть на складе:

• ответственный отмечает наличие;
• автор получает уведомление о готовности;
• ответственный подтверждает выдачу, автор подтверждает получение.

Оборудования нет на складе:

• ответственный инициирует заявку на закупку с указанием стоимости;
• заявка уходит на согласование бухгалтеру;
• после согласования формируется задача на закупку и добавление счёта;
• бухгалтер оплачивает, оборудование поступает и вносится в систему;
• далее выполняется стандартная процедура выдачи с подтверждением.

Один процесс покрывает оба сценария: и выдачу со склада, и полный цикл закупки.

Контроль без ручного мониторинга

Руководитель сервисного подразделения всегда видит:

• какие заявки открыты;
• кто ответственный;
• какие заявки просрочены;
• что находится на складе.

Не нужно писать в чат «как там моя заявка», статус виден в системе.

Что получает бизнес

После внедрения блока АХО и управления оборудованием в ELMA365:

• заявки перестают теряться в чатах;
• ответственность чётко зафиксирована;
• учёт техники ведётся автоматически;
• закупка оборудования проходит через прозрачное согласование;
• сотрудники и руководители видят статус в реальном времени.

Внутренние сервисы компании перестают быть «чёрным ящиком» и становятся управляемым процессом.